ISON OMENAN PALVELUTORIA KOESTAMASSA

Iso Omenan Palvelutori on huikea kansainvälisestikin noteerattu esimerkki uuden ajan julkisten palvelujen järjestämisestä – kymmenen organisaation palvelut samasta paikasta keskellä vilkasta kauppakeskusta. HAPPYMOORilla oli ilo osallistua Espoon Nopeiden kokeilujen ohjelmaan ja testata 3000-5000 asiakkaita päivittäin palvelevassa monitoimijayhteisössä kuntakehittämisen innovaatioalusta-formaatin HAPPYMOOR Koestamon kykyä ratkaista Palvelutorin tunnistamat haasteet.

HAPPYMOOR Kauppias

Iso Omenan palvelutori, Espoon kaupunki

Ajankohta

10/17-03/18

Projekti

HAPPYMOOR HACK PALVELUTORI – HAPPYMOOR Koestamon nopea kokeileminen julkisessa monitoimijayhteisössä

MITÄ TEHTIIN

Espoon kaupungin Nopeissa kokeiluissa haetaan ratkaisuja kaupungin kehittämistarpeisiin yhdessä yritysten kanssa, tekemällä kevyitä kokeiluja joissa kehitetään yritysten innovatiivisia palveluja pidemmälle. Ison Omenan palvelutorilla tunnistettuna kehittämistarpeena on palveluyksiköiden välisen yhteistyön tiivistäminen.

HAPPYMOOR HACK Palvelutori -kokeilussa kehitettiin ja testattiin KOESTAMO -formaattia, jossa HAPPYMOOR HACK-mallilla synnytetään organisaatio, tila ja tapa kehittää palvelutorin asiakaskokemusta ja monitoimijayhteisön yhteistä kulttuuria yhdessä asiakkaiden kanssa koestusten eli nopeiden kokeilujen kautta. Projektissa lisättiin monitoimijayhteisön sisäistä yhteenkuuluvuutta sekä luotiin valmiudet kehittää yhdessä omatoimisesti nopeiden kokeilujen kautta.

Happymoorin toiminta perustuu yhteiskehittämiseen sekä nopeisiin kokeiluihin, joiden perusteella suuntaa ja maalia voidaan siirtää tekemisen edetessä matkan varrella tapahtuvan oppimisen myötä. Tekemisen runkona hyödennettiin HAPPYMOOR HACK -formaattia, jossa työkaluina olivat workshopit, haastattelut, tarinallistaminen ja DISC-analyysit. Lisäksi digitaalisessa HAPPYMOOR Koestamossa panostettiin esimiesten Komentosilta, henkilöstön Messi sekä valittujen kehittäjien Koestajat -ryhmiin osallistuvien ihmisten aktivoimiseen, tiedottamiseen, tarinallistamiseen, ajanvarauksiin, ilmoittautumisiin sekä materiaalin jakamiseen.

#DISCOVER-vaiheessa haastateltiin organisaatioiden esimiehiä, palvelutoripäällikköä, viestintäpäällikköä sekä projektipäällikköä, tehtiin pieni asiakashaastattelututkimus ja lähdettiin rekrytoimaan koestajia eli nopeita kokeiluja ja sisäistä kehittämistä koordinoivaa organisaatioiden yhteistä kehittämisryhmää.

# DREAM, DESIGN & DO -vaiheissa luotiin Palvelutorin yhteinen Omenatori-tarina HAPPYMOORPAJAssa johdon kanssa. Yhteisen tarinan kehittely jatkui henkilöstön toimesta sähköisessä Koestamo-ympäristössä. Koestajarekrytointi muuntui olemassaolevien yhteisöagenttien valjastamiseen Koestajiksi. Koestamopajassa ja -startissa luotiin osaamispohjaa nopeisiin kokeiluihin sekä suunniteltiin ja toteutettiin muutama eri koestus ja kokeilukulttuurin voima päästiin kokemaan käytännössä.

 

Palvelutorilla heittäydyttiin yhteisen tarinan tekemiseen innolla ja ilolla. Porukan yhteishenki tuki prosessia. Jokainen organisaatio toi pöytään omat tarinaelementtinsä, joista työstettiin yhteinen Omenatori-tarina.

Head of Story Design Anne Kalliomäki, HAPPYMOOR

KESKEISET OPIT

 

  • Riittävän tarkka lähtötilannearvio takaa menestyksen
  • Osallistuvien organisaatioiden sitouttaminen on avainroolissa
  • Osallistuvien organisaatioiden on varattava aikaresurssi tiiviiseen Koestamoformaatin käyttöönottoon
  • Nopeat kokeilut ovat erinomainen tapa kehittää kiireistä monitoimijayhteisöä, jolla ei ole aikaa eikä resursseja raskaisiin kehittämishankkeisiin
  • Viestintä on keskeisessä roolissa kaikkea tekemistä
  • Koestamo on erinomainen työkalu kehittämiseen niin sisäisesti kuin yhdessä

ASIAKKAAN ÄÄNI

Koestamoformaatin käyttöönoton ajaksi julkisen sektorin organisaatioiden on vapautettava myös aikaa muulta kehittämiseltä.

Projektipäällikkö Veera Vihula, Espoon kaupunki

Projektipäällikkönä tehtäväni oli saada kokeilut käyntiin ja tukea Palvelutorin henkilökuntaa ja yrityksiä kokeiluprosessin eri vaiheissa. HAPPYMOOR valittiin mukaan kokeiluihin, sillä palvelussa nähtiin paljon potentiaalia ja uusia tulokulmia monitoimijayhteisön haasteiden ratkaisemiseen. HAPPYMOOR Koestamo nähtiin keinona edistää yhteiskehittämistä ja kokeilukulttuuria Palvelutorilla. HAPPYMOORin Miehistö oli innostunutta ja motivoitunutta kehittämään ja kokeilemaan, mikä näkyi jo hakemuksessa. HAPPYMOORilla oli myös selvä ajatus siitä, miten palvelua kehitetään myös kokeilun jälkeen.

HAPPYMOOR HACK Palvelutori -kokeilussa opittiin paljon kokeilemisesta itsestään. Tunnistetut riskit sitouttamisesta ja henkilökunnan ajan vähyydestä toteutuivat ja sisäissä viestinnässäkin oli omat haasteensa. Koestamoformaatin käyttöönoton ajaksi julkisen sektorin organisaatioiden on vapautettava myös aikaa muulta kehittämiseltä.

Itselleni parasta kokeilussa oli huomata, että kun koestuksiin päästiin henkilökunnan kanssa, kokeilemisen edut tulivat esille. Pienten koestusten avulla taukotilassa saimme viestittyä tehokkaasti tulevista muutoksista ja osallistettua henkilökuntaa. Samoin saimme vauhtia ekotoimintaan, joka on nyt jatkunut kokeilun jälkeen mallikkaasti.

Kokeilun aikana luotiin myös Ison Omenan palvelutorille yhteinen tarina, jonka pohjalta syntyi viestintään myös uusi hashtag #Omenatori. Ilahduttavaa oli myös se miten HAPPYMOORin Miehistö oli kokeilussa mukana aidosti omalla persoonallaan kannustamassa Palvelutoria kehittämiseen ja yhteisen tarinan löytämiseen. Pienen kokeilun aikana emme vielä päässeet testaamaan, miten asiakkaat saadaan koestuksiin mukaan vaikka se malliin kuuluukin. HAPPYMOORin Koestamoformaatissa on paljon jatkokehityspotentiaalia.

HAPPYMOOR MIEHISTÖ

HAPPYMOOR HACK Palvelutorin luotsina toimi kapteenimme, kokemusmuotoilija Jannika Joutsenniemi ja miehistössä hänen lisäkseen muutosvalmentaja Miia Hirvonen, bisnesmuotoilija Riina Tervaoja sekä kokemusmuotoilijat Anne Kalliomäki, Marja Immonen, Minna Isotupa ja Pia Pihlaja.

Lisätiedot
Jannika Joutsenniemi
040 7003202
jannika@happymoor.com

ESPOON NOPEAT KOKEILUT

Espoon Nopeiden kokeilujen ohjelmaan osallistui HAPPYMOORin lisäksi Innofactor, Soldeman ja Tamora.

Ison Omenan kauppakeskuksessa Espoon Matinkylässä sijaitseva, Ison Omenan palvelutori on uusi julkisten palvelujen palvelukonsepti, jonka tavoitteena on helpottaa kuntalaisten arkiasiointia. Palvelutorilta löytyvät kirjasto, nuorisopalvelut, neuvola, terveysasema, mielenterveys- ja päihdepalvelut, Kela, asiointipiste, HUS:n laboratorio– ja kuvantamistoiminnot sekä kulttuurin ja taiteen kohtaamispaikka Kohtaamo. Sijoittuminen on asioinnin helpottamisen lisäksi synnyttänyt asiakkaita hyödyttävää yhteistyötä yli organisaatiorajojen.

HAPPYMOOR rakentaa Satamaa, jossa yritykset ja kaupungit jakavat tekemistä, resursseja, osaamista ja kokemuksia luodakseen parempia asiakasreitteijä, personoidumpia kokemuksia ja onnellisempia asiakkaita ja asukkaita. Espoon Nopeiden kokeilujen projekti oli osa HAPPYMOOR Telakan toimintaa, jossa tarinallistetaan, muotoillaan nykyistä tarjontaa sekä koestetaan uusia palveluita.